Kjell Hassels bild.

Stadgar

Antagna på årsmöte 2025-04-09

Ladda ner i pdf-format: STADGAR SSF 2025-04-09

STADGAR FÖR FÖRENINGEN SOLLENTUNA SLÄKTFORSKARE  Org.nr. 802441-8322
Antagna 2025-04-09

§ 1

Föreningens namn

Föreningens namn är Sollentuna Släktforskare. Föreningen är ansluten till Sveriges Släktforskarförbund. Föreningen är partipolitiskt och religiöst obunden.

Föreningen har sitt säte i Sollentuna.

§ 2

Föreningens ändamål

Föreningens syfte är att söka, bevara och förmedla kunskap om tidigare generationer till kommande.

§ 3

Föreningens verksamhet

Föreningen främjar intresset för släktforskning genom att

– öka kännedomen om forskningens medel och metoder

– samarbeta med andra organisationer för släktforskning

– samarbeta med bland annat arkiv och bibliotek

– stödja släktforskning genom föreläsningar, kurser, forskarstöd och utställningar.

§ 4

Föreningens organisation

Föreningen består av enskilda medlemmar, partner/familjemedlem och hedersmedlemmar. Endast fysisk person kan vara medlem.

§ 5

Medlemskap

5.1 Medlem kan den person bli som vill stödja föreningens ändamål och verksamhet och erlägger fastställd årsavgift.

5.2 Hedersmedlem kan den bli som gjort särskilda insatser för föreningen och utses av årsmötet på förslag av styrelsen.

§ 6

Årsavgifter

6.1 Årsavgifter för medlemmar beslutas av årsmötet.

6.2 För enskild medlem fastställs en viss årsavgift och för partner/familjemedlem på samma bostadsadress fastställs en reducerad årsavgift.

6.3 Alla som är medlemmar får kallelse och har tillträde till alla arrangemang som föreningen anordnar. Då material skickas med post till medlemmarna skickas enbart ett exemplar per familj.

6.4 Hedersmedlem betalar ingen årsavgift.

6.5 Den som inträder som medlem efter den 30 september erlägger årsavgift för påföljande kalenderår och till det belopp som gäller för påföljande år.

6.6 Fastställd årsavgift ska vara betald senast det datum som beslutats av styrelsen. Medlem som då inte betalt sin årsavgift kan ej kräva att få ta del av föreningens medlemsförmåner intill dess att betalning skett.

§ 7

Styrelse

7.1 Föreningens angelägenheter handläggs av en styrelse, som väljs av årsmötet. Styrelsen ska bestå av ordföranden och sex ordinarie ledamöter. Valbar till styrelsen är medlem av föreningen.

7.2 Ordföranden väljs på ett år. Övriga ledamöter väljs för två år i taget, halva styrelsen varje år. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare och kassör.

7.3 Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller vid dennes frånvaro eller avsaknad av sådan, av vice ordförande eller annan ledamot som styrelsen utsett till ersättare.

7.4 Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och minst fyra ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal är ordförandens röst utslagsgivande.

7.5 Föreningens firma tecknas av styrelsen gemensamt eller, om styrelsen så beslutar, av en eller flera av styrelsen utsedda styrelseledamöter som bemyndigas att teckna firman var för sig eller två i förening.

§ 8

Valberedning

Årsmötet utser en valberedning om minst två personer som ska ge årsmötet och annars vid behov styrelsen, förslag på styrelseledamöter och revisorer. Valbar till valberedningen är medlem av föreningen.

§ 9

Revision

9.1 Årsmötet utser en till två revisorer och en revisorssuppleant. Revisorerna ska vara oberoende av dem de har att granska.

9.2 Föreningens räkenskaper och förvaltning ska årligen granskas av den eller de revisorer som årsmötet utsett. Revisorerna har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och styrelseprotokoll och övriga handlingar.

9.3 Senast 5 veckor före det ordinarie årsmötet ska styrelsen lämna protokoll, räkenskaper och verksamhetsberättelse till revisorerna för granskning.

9.4 Senast 2 veckor före det ordinarie årsmötet ska revisorerna överlämna revisionsberättelsen till styrelsen.

§ 10

Räkenskapsperiod

Föreningens räkenskapsperiod sammanfaller med kalenderåret.

§ 11

Årsmöte

11.1 Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ.

11.2 Ordinarie årsmöte hålls årligen senast den 31 mars.

Extra årsmöte hålls, när styrelsen eller revisorerna finner det påkallat eller framställning därom inkommit från minst en femtedel av föreningens medlemmar.

Referenser till ”årsmötet” ospecificerat avser årsmötet som beslutande organ oavsett om det är ordinarie eller extra.

11.3 Årsmötet består av föreningens medlemmar.

Alla medlemmar äger förslags- och rösträtt. Inom föreningen är endast röstning genom personlig närvaro giltig.

Ledamöterna i föreningens styrelse äger ej rösträtt vid beslut om ansvarsfrihet för styrelsen.

11.4 Skriftlig kallelse ska utsändas till medlemmarna minst tre veckor före årsmötet. Kallelsen sker med e-post eller, till den som saknar sådan, med vanlig post. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar ska det anges i kallelsen.

11.5 Möteshandlingar ska sändas ut till medlemmarna senast en vecka före årsmötet via e-post eller, till den som saknar sådan, med vanlig post.

11.6 Årsmötet kan endast besluta i ärenden som upptagits på den dagordning som medlemmarna fått med årsmöteshandlingarna.

11.7 Vid ordinarie årsmötet ska följande ärenden förekomma:

a. Fråga om mötets behöriga utlysande

b. Val av ordförande och sekreterare för mötet

c. Val av två rösträknare tillika justerare

d. Fastställande av dagordning

e. Fastställande av röstlängd

f. Verksamhetsberättelse

g. Årsredovisning

– bokslut

– revisorernas berättelse

– fastställande av resultat- och balansräkningarna

– fråga om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter för den tid revisionen omfattar.

h. Val av:

– ordförande för föreningen

– övriga styrelseledamöter

– en till två revisorer och en ersättare

– valberedning.

i. Fastställande av verksamhetsplan och budget för det innevarande verksamhetsåret.

j. Fastställande av medlemsavgift för följande verksamhetsår.

k. Behandling av inlämnade motioner, samt ärenden som styrelsen önskar att mötet ska behandla.

§ 12

Motioner

Förslag som medlemmar önskar att ordinarie årsmötet ska behandla, ska inlämnas till styrelsen senast den 1 januari.

§ 13

Föreningssammankomster

Föreningen ska ha minst två medlemsmöten om året, varav ett är årsmötet.

För årsmöte och extra årsmöte gäller de särskilda bestämmelserna i § 11.

Därutöver kan förekomma möte som utlyses av styrelsen. På sådant möte behandlas sådana frågor som berör föreningens ändamål och verksamhet.

§ 14

Stadgeändring

14.1 Ändring av dessa stadgar kan ske endast genom beslut vid två årsmöten, varav ett kan vara extra årsmöte. Mellan dessa möten ska minst 30 dagar förflyta.

14.2 För att ändring av stadgan ska bli gällande ska ändring antagas med minst 2/3 majoritet.

14.3 Kallelsen till bägge årsmötena ska innehålla information om att man avser ändra stadgan. Dessutom ska såväl den gamla stadgan som förslaget till ny stadga bifogas.

§ 15

Upplösning av föreningen

15.1 Upplösning av föreningen kan endast ske genom beslut vid två årsmöten, varav ett kan vara extra årsmöte. Mellan dessa möten ska minst 90 dagar förflyta.

15.2 På det sista av ovanstående årsmöten ska minst punkterna vid § 11.7a-g behandlas avseende den sista redovisningsperioden fram till upplösningen. Därefter ska beslut tas om hantering av föreningens kvarvarande tillgångar. Upplöses föreningen ska dess tillgångar överföras till annan sammanslutning med likartade intressen.

15.3 För upplösning av föreningen måste beslut antagas med minst 2/3 majoritet.

15.4 Efter att föreningen upplösts ska följande parter delges: Sveriges släktforskarförbund, Sollentuna kommun, Skatteverket, föreningens bankkontakt.

§ 16

Hantering av personuppgifter

16.1 Föreningen samlar in uppgifter som är nödvändiga för föreningens administration och verksamhet. Detta kan innebära följande information om medlemmar och andra som deltar i föreningens evenemang:

a. Adressuppgifter (för- och efternamn, gatuadress, telefon och epost). Personnummer ska ej registreras.

b. Uppgifter om medlemskapet, förtroendeposter i föreningen och andra liknande uppgifter som behövs för föreningens administration.

c. Uppgifter om betalda avgifter till föreningen (Datum, belopp och ändamål). Inga kontonummer eller liknande uppgifter ska registreras.

d. Uppgifter om vilka deltagare som anmäler sig till, respektive deltar i aktiviteter som föreningen anordnar.

16.2 Informationen enligt § 16.1 ska normalt vara tillgänglig endast för styrelsen och andra som fått styrelsens uppdrag att utföra föreningsaktiviteter som kräver tillgång till denna. Informationen ska ej lämnas vidare för reklamändamål.

16.3 Medlem som p.g.a. skyddat boende eller liknande skäl måste ha extra skydd för sina adressuppgifter ska meddela detta till styrelsen.